Fra intuition til hårde facts
Monica Skov Madsen er koordinator på Roskilde Bibliotek og sidder med vagtplanlægning for det personale som håndterer afleveringer, fremfinding og påpladssætning af bibliotekets materialer.
Som en del af e-læringsforløbet Brug Bibliotekernes Data er hun begyndt at bruge tal fra bibliotekernes fælles statistikløsning, FAKTOR, til præcist at se, hvor mange folk, der er brug for på forskellige tidspunkter.
”Jeg plejer at lave vagtplanerne ud fra intuition. Vi ved jo, at der er travlest om mandagen, men det er rart at få sat nogle tal på det.” siger Monica Skov Madsen og fortsætter ”Der sker jo også hele tiden en udvikling. Der er sket en masse under Covid19 og jeg synes også der bliver mere og mere travlt om sommeren. Nu har jeg muligheden for at få underbygget mine fornemmelser og mande op og ned baseret på konkrete fakta.”
Bogopsætning på tid
For at kunne planlægge vagterne, har Monica Skov Madsen ikke kun brug for tallene på, hvor mange afleveringer og fremfindinger, der er. Hun skal også vide, hvor lang tid, de forskellige opgaver tager. Derfor har hun taget tid på, hvor længe bogopsætterne er om at tømme en bogvogn og lavet beregninger på, hvor lang tid det tager at finde materialer frem.
På grund af Roskilde Biblioteks overbygningsfunktion er der mange reservationer, som de er forpligtet til at finde frem inden for 24 timer. Her er Monica Skov Madsen nødt til at supplere tallene fra FAKTOR med tal fra Cicero.
Tal giver også mening opadtil
Tallenene kan også bruges til løbende at dokumentere over for ledelsen, hvor travlt der er og hvor mange ressourcer, der helt konkret er brug for. Det har blandt andet betydning, når der skal slås nye stillinger op: ”Når der stopper én i driften er det ikke sikkert, at der bliver ansat en ny i samme stilling. Typisk vil ledelsen kigge på, hvilke behov en ny stilling skal dække, og her er det vigtigt, at vi kan gå ind og dokumentere, hvad vi helt præcist har behov for her i driften.” fortæller Monica Skov Madsen.
I skrivende stund er den nye vagtplan ikke prøvet af, da den først træder i kraft til sommer. Alligevel er Monica Skov Madsen allerede glad for de nye muligheder som en statistik-baseret tilgang til vagtplanlægningen kan give og det samme er hendes kollegaer. Som Monica Skov Madsen konstaterer: ”Alle vil jo hellere have travlt end stå og kigge på hinanden!”
Kort om FAKTOR
FAKTOR er bibliotekernes fælles business intelligence-løsning, der gør det muligt at tage beslutninger om drift og udvikling af bibliotekerne på baggrund af statistik og brugeradfærd.
I FAKTOR har bibliotekerne mulighed for både at tilgå fleksible tabeller og printvenlige og lettilgængelige standardrapporter med data fra forskellige datakilder.